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15/12/2017

Obrigações acessórias: o que você precisa saber sobre elas

Ao começarem uma empresa, muitos empreendedores acreditam que o recolhimento de tributos é a única obrigação que devem cumprir. No entanto, muito além do pagamento de impostos, taxas e contribuições, a empresa também deve prestar informações ao fisco através das obrigações acessórias.

A não realização das obrigações acessórias, assim como a falta de recolhimento de tributos, pode gerar a penalização da empresa. Por isso, é fundamental ficar atento às datas e se organizar para que nenhuma obrigação acessória deixe de ser cumprida.

Para tirar algumas dúvidas sobre o que é e como funcionam as obrigações acessórias, vale a pena conferir!

O que são obrigações acessórias?
As obrigações acessórias nada mais são do que procedimentos a serem realizados pela empresa, que acompanham o recolhimento de tributos e servem de subsídio para a fiscalização do Fisco. Trata-se, portanto, de um dever administrativo das empresas que permite ao Fisco identificar eventuais irregularidades.

Embora o conceito das obrigações acessórias esteja diretamente ligado ao conceito do recolhimento de tributos (obrigação principal), é fundamental que o empreendedor tenha em mente que ambas são distintas e autônomas. Isso quer dizer que muitas obrigações acessórias devem ser realizadas independentemente das obrigações principais.

É o caso, por exemplo, da isenção de um determinado tributo que não isenta o contribuinte da apresentação da obrigação acessória.

As obrigações acessórias variam conforme o regime tributário escolhido e os tipos de tributos devidos pela empresa.

Principais obrigações acessórias de uma empresa
Algumas obrigações acessórias já são bastante conhecidas dos empreendedores, outras nem tanto. Abaixo vamos falar de algumas que são as principais e mais comuns entre as empresas.

DIRF
A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) é uma declaração obrigatória para todas as empresas brasileiras. Ela serve para que a empresa preste algumas informações ao Fisco, tais como: qual o valor do imposto de renda retido na fonte, pagamentos relativos à planos de assistência à saúde coletivos ou empresariais, quais foram os rendimentos pagos para pessoas físicas com domicílio no país, entre outras.

O DIRF é uma espécie de declaração acessória que tem como principal finalidade combater a sonegação fiscal. Por isso, é necessário extremo cuidado na hora do preenchimento das informações.

Demonstrações contábeis
Toda empresa deve contar com um panorama periódico acerca da sua situação financeira e patrimonial. Diversos documentos tais como o balanço patrimonial, DRE, DLPA e DMPL servem para fazer esse tipo de demonstração e também são uma obrigação acessória.

DCTF
A Declaração de Créditos e débitos Tributários Federais também é uma obrigação acessória, porém apenas para as empresas que recolhem tributos pelos regimes do Lucro Presumido e Lucro Real.

O objetivo dessa declaração é informar a Receita Federal todos os dados referentes aos valores devidos dos vários tributos e contribuições federais e os valores utilizados para a sua quitação.

A DCTF deve ser elaborada mensalmente pela empresa e será transmitida através do Programa Gerador de Declaração (PFD)

Notas fiscais
Talvez a nota fiscal seja a obrigação acessória mais conhecida de empresas e empreendedores. Esse documento serve para registrar a prestação de serviços e a movimentação de mercadorias.

Com o objetivo de melhorar a fiscalização e também diminuir a quantidade de papéis e burocracias relativas à emissão das notas fiscais, o governo implementou a nota fiscal eletrônica (NF-e), que vem auxiliando diversas empresas a centralizar custos, gastar menos com papel e agilizar a administração contábil.

Folha de pagamentos
A folha de pagamentos é outra obrigação acessória bastante conhecida das empresas e empreendedores que possuem colaboradores. Esse documento, além de comprovar o pagamento de salários, atesta o recolhimento das verbas trabalhistas, INSS e outros impostos.

A elaboração da folha de pagamentos passa pela classificação do funcionário, checagem do livro de ponto, recolhimento do INSS, registro do vale transporte e vale alimentação. A folha de pagamento também é usada como base para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

Como a elaboração desse documento exige cálculos mais complexos, é fundamental contar com o auxílio de um contador especializado para auxiliar a sua empresa. Pequenos erros podem gerar demandas trabalhistas na Justiça, que geram gastos e muita dor de cabeça para a empresa. Por isso, vale a pena considerar o auxílio profissional para este caso.

Fiscalização das obrigações acessórias
O cumprimento das obrigações acessórias sempre foi um tema que gerou preocupação por parte das empresas. Com a modernização da administração tributária através do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), empreendedores e contadores devem ficar ainda mais atentos.

Afinal, como antes a apuração dessas obrigações era feita de forma manual pelo Fisco, muitas omissões e divergências acabavam passando, isso quando o contribuinte não se beneficiava dos prazos decadenciais.

Hoje, como a fiscalização vem sendo feita de forma eletrônica, é fundamental que a empresa se organize não apenas para cumprir com as obrigações acessórias no prazo, como também enviá-las sem nenhum erro ou omissão.

Também é importante que a empresa invista na modernização e na apuração das suas obrigações acessórias para justamente evitar problemas com o Fisco.

Não cumprimento de obrigações acessórias
Deixar de entregar uma obrigação acessória no prazo determinado, ou ainda, omitir ou prestar dados errados, pode gerar a aplicação de multas e até a paralisação da atividade, dependendo da situação. Por isso é importante ficar atento e contar com um calendário para não perder os prazos.

Contar com um bom serviço de contabilidade para auxiliar a empresa no cumprimento de suas obrigações também é outra medida que pode valer a pena. Hoje existem diferentes modalidades de contabilidade, que garante maior autonomia, controle e mínima margem de erros ao empreendedor.